Kiedy sporządzana jest notatka?
Notatki biznesowe to krótka forma pisemna przygotowana w celu udokumentowania ważnych wydarzeń, zapisania ważnych informacji, decyzji lub komunikatów w miejscu pracy.
Notatkę tworzy się w sytuacjach biznesowych, administracyjnych lub instytucjonalnych.
Czy notatka jest dokumentem?
Tak, notatka jest dokumentem w kontekście działalności gospodarczej. Choć jest to krótka forma pisemna, zawiera ważne informacje i często jest przekaźnikiem danych pomiędzy pracownikami, menadżerami i zarządem firmy.
W zależności od rodzaju i wielkości firmy notatki biznesowe mogą być przechowywane przez wiele lat i wykorzystywane jako źródło informacji. Ponadto mogą stanowić ważny dokument z prawnego punktu widzenia i znaleźć zastosowanie np. w sądzie. Dlatego ważne jest, aby podczas sporządzania notatek zadbać o prawdziwość i dokładność.
Do czego służy notatka?
Notatka, choć krótka i może wydawać się niepozorna, odgrywa w organizacji ważną rolę.
- Dostarcza informacji: np. pomiędzy pracownikami poszczególnych działów a szefem.
- Potwierdza ustalenia: jest zapisem podjętych decyzji, ustaleń lub zobowiązań.
- Wspomaga planowanie i organizację: np. w procesie sprzedaży może pomóc handlowcom w zaplanowaniu dalszych kroków, najczęściej uzgadnianych z klientem,
- Pomaga śledzić postępy: zwłaszcza gdy sprawa zostaje przekazana do innego działu, np. podczas reklamacji klienta lub problemu z przesyłką,
- Informacje o sklepach: przechowuje dane o podjętych decyzjach oraz planowanych i prowadzonych działaniach.
Rodzaje notatek biznesowych
Notatki biznesowe mogą dotyczyć różnych zagadnień i być przygotowywane w różnych celach. Najpopularniejsze notatki biznesowe to:
- notatka ze spotkania – zawiera podsumowanie rozmów, dotyczy podjętych decyzji lub przydzielonych zadań.
- notatka z rozmowy telefonicznej – dokumentuje ważne informacje uzyskane podczas rozmowy telefonicznej,
- notatka dotycząca negocjacji handlowych – dotyczy najważniejszych negocjowanych kwestii i ustaleń końcowych,
- notatka z konferencji/szkolenia – jest krótkim zapisem najważniejszych tematów i wystąpień, może zawierać kluczowe dane lub wnioski,
- notatka informacyjna – służy do przekazywania ważnych komunikatów pomiędzy pracownikami lub działami,
- pamiętaj o zgłoszeniu problemu – może dotyczyć awarii w firmie, powinien zawierać szczegółowe informacje o czasie wystąpienia problemu i podjętych działaniach (w tym o osobach powiadomionych lub wezwanych),
- notatka dyscyplinarna – jest notatką szczególnego rodzaju, dotyczy nagannego zachowania pracownika.
Kto może przygotować notatkę?
Notatkę może przygotować każda osoba pracująca w firmie. Pamiętaj, że podczas ważnych spotkań warto wcześniej poinformować daną osobę i upoważnić ją do sporządzenia notatki.
Najczęściej notatkę tworzą pracownicy sekretariatu, administracji lub działu, których bezpośrednio dotyczą opisywane sprawy. W większych firmach może istnieć odrębny dział zatrudniający specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej odpowiedzialnych za zarządzanie notatkami i inną dokumentacją organizacji.
Jak napisać notatkę?
Przejdźmy wreszcie do sedna: jak napisać profesjonalną notatkę z rozmowy, spotkania, wydarzenia?
- Zdefiniuj swój cel: zastanów się, czemu ma służyć dana notatka i co jest w niej najważniejsze?
- Wymień najważniejsze kwestie: warto to zrobić podczas rozmowy czy spotkania, aby nie zapomnieć o kluczowych aspektach.
- Napisz jasno i zwięźle: pamiętaj, że notatki biznesowe powinny być krótkie, ale zwięzłe. Unikaj niepotrzebnych szczegółów, skup się na konkretach.
- Użyj odpowiedniego tonu: prowadź swoje notatki w profesjonalnym tonie, zachowując oczywiście poprawność językową, gramatyczną i ortograficzną. Nie używaj nieprofesjonalnych lub obraźliwych słów.
- Bądź obiektywny: powstrzymaj się od osobistych komentarzy i obserwacji. Notatka powinna dotyczyć wyłącznie faktów.
Jeśli często wcielasz się w rolę osoby przygotowującej notatki biznesowe, warto opracować własny szablon, który pomoże Ci w przyszłości zaoszczędzić czas przy przygotowywaniu takich dokumentów.
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej – czy warto na nią tracić czas?
Odpowiedź brzmi: tak, a w sprzedaży zdecydowanie tak! Zastanów się, z iloma klientami rozmawiasz każdego dnia i ile szczegółów potrafisz zapamiętać. Nasz mózg ma ograniczone możliwości, dlatego pisanie krótkich notatek z rozmów to świetny pomysł, który nie zajmie Ci dużo czasu, a może przynieść mnóstwo korzyści. Twój klient z pewnością doceni, jeśli będziesz pamiętał, o czym rozmawiałeś ostatnim razem, a dodatkowo od razu będziesz miał punkt wyjścia do rozpoczęcia kolejnej rozmowy.
W sprzedaży systemy CRM znacznie ułatwiają sporządzanie notatek. Swoje uwagi i ważne informacje możesz dodać nawet podczas rozmowy z klientem, a wtedy znalezienie potrzebnego wątku zajmie Ci tylko chwilę.
Treść notatki, czyli co powinna zawierać notatka?
Treść notatki biznesowej zależy od celu jej powstania.
Notatki, które piszesz głównie dla siebie, np. w systemie CRM, choć najczęściej są też dostępne do wglądu dla Twojego szefa, mogą przybrać dowolną, najwygodniejszą dla Ciebie formę.
Z kolei np. notatka przygotowana podczas ważnego spotkania, na którym obecny był cały zespół, a która następnie zostanie wpisana do ksiąg firmy, powinna wyglądać bardziej profesjonalnie.
Jak powinna wyglądać notatka? Profesjonalna notatka powinna zawierać:
- dane odbiorcy (jeśli np. notatka kierowana jest do pracodawcy lub pracowników działu HR),
- nagłówek i tytuł „notatka biznesowa nr…”,
- temat spotkania: krótka informacja o tym, czego dotyczy notatka,
- treść: jasna, precyzyjna i zwięzła, zawierająca najważniejsze informacje, decyzje i ustalenia,
- podsumowanie: krótkie, ale zwięzłe.
- możliwe załączniki,
- miejsce sporządzenia notatki,
- data sporządzenia notatki,
- nazwisko autora.
Notatki biznesowe – przykłady
Oto przykładowa notatka ze spotkania działu sprzedaży. Pamiętaj, że ma to dość profesjonalną formę.
NOTATKA OFICJALNA NR. 100/1
Miejsce i data: Warszawa, 18 kwietnia 2024 r
Do: Pracownicy Działu Sprzedaży
Z: Jan Kowalski, Kierownik Działu Sprzedaży
Temat: Podsumowanie spotkania Działu Sprzedaży – 18 maja 2024 r
-
Podsumowanie wyników sprzedaży:
Sprzedaż w ostatnim kwartale wzrosła o 15% w porównaniu do poprzedniego kwartału.
Najlepsze wyniki zanotował zespół sprzedaży Anny Bartusik (wzrost o 32%). -
Strategia sprzedaży na kolejny kwartał:
Rozszerzanie wpływu na rynek mazowiecki (nawiązanie i rozwój współpracy z firmą X).
Ścisła współpraca z działem marketingu (pomoc w generowaniu leadów).
Przygotowanie indywidualnych planów działania przez każdy zespół na kolejne spotkanie. -
Sprawy bieżące:
Wprowadzenie regularnych cyklicznych spotkań całego działu. Termin: czwartki, 10-12.
Podpis: Jana Kowalskiego
Poniżej przykładowa notatka z rozmowy telefonicznej z klientem. Należy pamiętać, że ma on znacznie luźniejszy charakter, gdyż ma służyć przede wszystkim samemu flecie prostemu.
Data sporządzenia: 13 maja 2024 r
Klient: Paweł Nowak, OneCompany
Pan Paweł sam się z nami skontaktował, znalazł nas na LinkedIn. Oczekuje pomocy w rekrutacji sprzedawców z branży budowlanej.
Aktualne wyzwania wskazał: trudności w znalezieniu odpowiednich kandydatów i potrzebę wsparcia w selekcji.
Poleciłem mu pakiet 10 reklam z targetowanymi firmami w Social Mediach oraz usługę Bezpieczny Traderczyli weryfikacja życiorysu i kompetencji sprzedawców.
Jutro (14 maja) do godziny 16:00 prześlę Państwu szczegółową ofertę.
Następna rozmowa telefoniczna: 16 maja, godz. 12.00
Jak przechowywać notatki biznesowe?
Przygotowane notatki biznesowe należy odpowiednio przechowywać. Choć nie ma takiego przepisu, warto prowadzić ewidencję notatek służbowych. Warto także zadbać o to, aby Twoje notatki nie dostały się w niepowołane ręce. Najlepszym pomysłem wydaje się wykorzystanie zapisu cyfrowego, ponieważ można go zabezpieczyć hasłem i łatwo znaleźć notatki. Oczywiście dokumentację można prowadzić także w formie tradycyjnej, papierowej, przechowywać w teczkach lub segregatorach.
Najbardziej emocjonującą kwestią jest kwestia prowadzenia notatek dyscyplinarnych dotyczących złego zachowania pracownika. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 października 2003 r (I PK 295/02)pracodawca ma prawo udokumentować niewykonanie przez pracownika swoich obowiązków. Jednakże 16 czerwca 2011 roku Sąd Najwyższy (I PK 222/10) stwierdził, że upomnienie dyscyplinarne powinno zniknąć z akt pracowniczych, gdy cel, dla którego został sporządzony, utraci ważność.
Podsumowanie: notatka
Notatki biznesowe są kluczowym elementem komunikacji wewnętrznej w firmach i instytucjach. Stanowią oficjalny zapis rozmów, spotkań, negocjacji, problemów i innych ważnych wydarzeń i ustaleń, które mają miejsce w ramach działalności organizacji. Dzięki nim możliwa jest koordynacja działań oraz utrzymanie porządku i przejrzystości w firmie.
Ważne jest, aby pracownicy wykształcili w sobie nawyk pisania notatek także na własne potrzeby. Gromadzenie informacji pomaga również lepiej i skuteczniej zarządzać własną pracą.
—
Szukasz pracy w sprzedaży?
- Oferty pracy dostosowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy, o które aplikowałeś.
