Kwestionariusz osobowy – co to jest?
Ankieta osobowa jest bardzo często wymaganym dokumentem przy podpisywaniu umowy o pracę lub umowy zlecenia.
Dokument należy uzupełnić poprzez podanie podstawowych danych osobowych oraz informacji o dotychczasowej historii zatrudnienia.
Ankietę wypełnia pracownik lub kandydat do pracy. Kwestionariusz osobowy pracownika i kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o pracę wyglądają nieco inaczej, ale ten drugi jest znacznie prostszy. Dzieje się tak dlatego, że zawiera jedynie informacje wymagane przez pracodawcę na etapie rekrutacji. Po dokonaniu wyboru kandydata i podpisaniu umowy firma prosi pracownika o wypełnienie ankiety osobowej, która zawiera więcej szczegółów.
Kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o pracę. O jakie dane osobowe może prosić przyszły pracodawca?
Wypełniając ankietę pracownika ubiegającego się o zatrudnienie, pracodawca, zgodnie z Kodeksem pracy, może żądać takich informacji jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia kandydata, dane kontaktowe podane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje i historię dotychczasowego zatrudnienia, Pracodawca może żądać trzech ostatnich tylko wtedy, gdy są one niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na określonym stanowisku.
Kwestionariusz osobowy pracownika – co musi się w nim znaleźć?
Po zatrudnieniu kandydata pracodawca, zgodnie z Kodeksem pracy, ma prawo żądać od pracownika dodatkowych danych osobowych:
- adres zamieszkania,
- numer PESEL lub (w przypadku braku numeru PESEL) rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
- wykształcenie i dotychczasowy przebieg zatrudnienia, jeżeli nie było podstaw do żądania tych informacji od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
- dane osobowe dzieci i innych członków najbliższej rodziny pracownika, jeżeli pracownik zamierza skorzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy,
- numer rachunku bankowego, jeżeli dany pracownik nie złożył osobiście wniosku o wypłatę wynagrodzenia,
- inne dane osobowe pracownika, jeżeli ich podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Udostępnienie danych osobowych pracodawcy następuje poprzez złożenie oświadczenia przez pracownika.
Pracodawca ma także prawo żądać innych danych niż wymienione powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Informujemy, że przy pozyskiwaniu niewymienionych powyżej danych osobowych należy mieć na uwadze przepisy o ochronie danych osobowych.
Wskazówki – jak wypełnić ankietę personalną dla pracownika i osoby ubiegającej się o pracę?
Wypełnij dokument dokładnie – podane przez Ciebie dane muszą być zgodne z rzeczywistością.
Ankietę osobową można wypełnić ręcznie (najpopularniejsza forma) lub elektronicznie. Pracodawca sam przekazuje dane zawarte w dokumencie do systemu informatycznego, np. do akt pracowniczych.
Jeżeli wypełniasz ankietę ręcznie, prosimy o wypełnienie jej czytelnie, najlepiej drukowanymi literami.
Zalecane jest użycie czarnego lub niebieskiego długopisu.
Jeżeli w formularzu trafisz na pole, które Cię nie dotyczy, prosimy o usunięcie pytania. Wtedy księgowy lub pracownik HR będzie wiedział, że to miejsce zostało celowo pozostawione puste i nie zostało przeoczone przez wypełniacza.
Ankieta osobista a RODO
Pracodawca ma obowiązek uzyskać zgodę pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych oraz poinformować go, w jakim celu i zakresie dane będą przetwarzane.
Obecnie obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. UE L 119, 4/05), obowiązuje. 2016) – Ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Zaostrzyło to zasady zbierania danych osobowych od pracowników.
Od wejścia w życie niniejszego regulaminu pracodawca może żądać podania w kwestionariuszu osobowym adresu e-mail i numeru telefonu. On z kolei nie może poprosić o Twój adres domowy. Dopuszczalny jest jednak adres korespondencyjny.
Wprowadzono dodatkowe ograniczenia RODO niezwiązane bezpośrednio z danymi podanymi w ankiecie osobowej. Na przykład monitoring nie może być stosowany jako środek kontroli pracy.
Jakich danych nie należy umieszczać w kwestionariuszu osobowym pracownika?
Kodeks pracy określa również, jakich danych pracodawca nie może żądać.
Nie może żądać i przetwarzać danych dotyczących życia prywatnego, takich jak:
- orientacja seksualna,
- stan zdrowia,
- religia czy brak religii,
- stan cywilny,
- plany kobiety dotyczące ciąży.
Pracownik może dodatkowo odmówić podania innych danych, które nie wynikają z rzeczywistej potrzeby pracodawcy.
Obowiązek aktualizacji danych
Obowiązkiem pracownika jest aktualizacja danych zawartych w dokumentacji pracowniczej w przypadku zmiany tych danych (np. nazwisko po ślubie). Pracodawca ma możliwość zobowiązania danego pracownika do aktualizacji danych osobowych w drodze zarządzenia lub odpowiedniej procedury dotyczącej obowiązku aktualizacji danych. Jeżeli tego nie uczyni, może nie otrzymać informacji o swoich dochodach lub świadczeniach lub prawach pracowniczych, które mu przysługują.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Co to oznacza?
Oznacza to, że niezależnie od liczby zatrudnionych osób i formy prowadzonej działalności, pracodawca ma obowiązek zakładać i prowadzić akta osobowe każdego pracownika odrębnie.
Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji, do 2018 roku pracodawca był zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym kwestionariuszy osobowych, przez 50 lat, licząc od następnego roku po ustaniu stosunku pracy. Od 2019 roku skrócony został okres przechowywania plików. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku wynosi on 10 lat.
Istnieje możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak możliwość tylko dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 i pod warunkiem przesłania do ZUS odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.
Od 2019 roku pracodawcy mogą gromadzić i przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej.
Ankieta osobowa 2023 – wzory rządowe dla pracowników i kandydatów do bezpłatnego pobrania (PDF)
Przed wypełnieniem ankiety osobowej warto zapoznać się z aktualnie obowiązującymi wzorami dokumentacji pracowniczej. Można je znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Zapoznanie się ze wzorami pozwoli Ci dowiedzieć się, czy ankieta otrzymana od pracodawcy nie przekracza standardów określonych w Kodeksie Pracy.
Poniżej przykładowa ankieta osobista ze strony internetowej Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznejgdzie można znaleźć bezpłatne i aktualne rządowe wzory tego typu dokumentów dla pracowników i kandydatów.
—
Szukasz pracy w sprzedaży?
- Oferty pracy dostosowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy, o które aplikowałeś.