Referencje pracownicze – czym są?
Referencje dla pracownika to dokument, w którym poprzedni pracodawca (lub inny przełożony, np. menadżer czy dyrektor) ocenia karierę zawodową pracownika. W referencjach pracodawca odwołuje się do umiejętności pracownika, jego głównych obowiązków, największych sukcesów współpracy oraz ogólnego podejścia do pracy. Referencje powinny stanowić pozytywną opinię o pracowniku.
Co to jest list referencyjny?
Terminy „referencja” i „list referencyjny” są czasami używane zamiennie i w tym artykule również zastosujemy to podejście.
Istnieje jednak również pogląd, że referencje mają szerokie znaczenie (zaliczają się do nich referencje, listy referencyjne, listy polecające i wszelkie opinie). W takiej sytuacji list referencyjny odnosi się do konkretnego dokumentu poświadczonego przez konkretnego przełożonego i odnoszącego się do konkretnej relacji zawodowej.
Opinia o pracowniku i referencje – różnice
Opinia i referencje pracowników nie są synonimami. Podstawową różnicą jest charakter wystawianej oceny. W przypadku referencji, list zazwyczaj przyjmuje formę formalną. Opinia o pracowniku może być wyrażona nieformalnie, często po prostu ustnie.
Opinia jest subiektywną, całościową oceną pracownika. Niestety nie zawsze stawia pracownika w pozytywnym świetle, w przeciwieństwie do referencji, w których pracodawca powinien podkreślić największe osiągnięcia byłego pracownika.
Referencje wystawiane są na wniosek pracownika. Opinia o pracowniku często wyrażana jest spontanicznie, na przykład w codziennej komunikacji lub naturalnej rozmowie między współpracownikami.
Jaki jest cel wystawiania referencji?
Referencje dla pracownika najczęściej wystawiane są na potrzeby rekrutacji. Referencje mogą być wymagane przez przyszłego pracodawcę lub byłego pracownika, który po prostu chce je przedstawić potencjalnej firmie jako dodatkowy dokument, który może posłużyć do przekonania potencjalnego pracodawcy.
List referencyjny dla nowego pracodawcy jest cennym źródłem informacji o umiejętnościach, doświadczeniu i charakterze kandydata.
Czy jako pracodawca musisz wystawić referencje dla pracownika?
Z prawnego punktu widzenia pracodawca nie ma obowiązku wydawania referencji pracownikowi. Wystawienie referencji na wniosek pracownika jest dobrą wolą pracodawcy.
Niektóre firmy uregulowały kwestię pisania listów referencyjnych i po zakończeniu stosunku pracy automatycznie wystawiają opinię o pracowniku.
Niektóre firmy w ogóle nie wystawiają referencji lub ograniczają się jedynie do suchych faktów, takich jak stanowisko i okres zatrudnienia, w obawie przed możliwymi problemami prawnymi. Czasami nie jest możliwe wystawienie referencji ze względu na poufność informacji.
Co powinien zawierać list referencyjny?
Referencje powinny zawierać informacje, które pomogą nowemu pracodawcy uzyskać pełniejszy obraz kandydata.
List referencyjny musi zawierać:
- Miejsce i data,
- Podstawowe informacje o wystawiającym referencje: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu),
- Podstawowe informacje o kandydacie: imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe (e-mail, numer telefonu),
- Relacja pomiędzy sędzią a kandydatem,
- Czas trwania stosunku/Czas zatrudnienia,
- Charakterystyka pracownika (opis umiejętności i osiągnięć pracownika w kontekście zajmowanego stanowiska),
- Odręczny podpis osoby wystawiającej referencję.
Jako osoba wystawiająca referencje pamiętaj, że dokument ten powinien podkreślać mocne strony pracownika i stawiać go w jak najlepszym świetle. Jednocześnie jednak powinien zawierać prawdziwe, pozbawione kolorów informacje.
Jak ułatwić napisanie listu referencyjnego?
Napisanie listu polecającego może na początku wydawać się skomplikowanym zadaniem. Dlatego dobrym pomysłem może być przygotowanie gotowego formularza, który będzie stanowił wzór listu referencyjnego. W tym szablonie przygotuj miejsce na wszystkie kwestie formalne, tj. dane swoje i byłego pracownika, stanowisko osoby, dla której piszesz referencje oraz daty zatrudnienia.
Oczywiście kolejna część, czyli opis umiejętności i mocnych stron, będzie musiała być dostosowana indywidualnie do pracownika i jego stanowiska. Referencje dla pracownika biurowego będą wyglądać inaczej niż te dla pracowników na stanowiskach sprzedaży czy obsługi klienta.
Poniższe wskazówki ułatwią pisanie referencji:
- Zbierz informacje: Zastanów się, jakie kluczowe umiejętności i osiągnięcia chciałbyś uwzględnić w referencjach.
- Podaj przykłady: najlepiej poprzeć swoje słowa konkretnymi sytuacjami. Przykładowo, pisząc, że pracownik miał ponadprzeciętne umiejętności sprzedażowe, dodaj, że w ostatnich miesiącach dwukrotnie przekroczył założony cel sprzedażowy.
- Używaj pozytywnego języka: pamiętaj, aby w swoim liście rekomendacyjnym podkreślić swoje mocne strony i nie wspominać o żadnych niepowodzeniach.
- Bądź konkretny: referencje powinny być krótkie, zwięzłe i na temat. To nie jest miejsce na polewanie wodą. Staraj się być jak najbardziej precyzyjny i unikaj ogólników.
- Nie pisz niepotrzebnie: treść referencji nie powinna przekraczać jednej strony.
Przykładowy szablon referencyjny dla pracownika sprzedaży
(miejsce, data)
Panie i Panowie,
Przez ostatnie dwa lata (data zatrudnienia: od… – do…) miałem przyjemność pracować z (imię i nazwisko pracownika). (Imię) pełnił funkcję Specjalisty ds. Sprzedaży w naszej firmie (Nazwa firmy) i był kluczowym członkiem zespołu sprzedaży.
(Imię) jest osobą komunikatywną, skrupulatną i aktywną. Z łatwością zdobył zaufanie wielu klientów, z sukcesem nawiązując z nimi długotrwałe relacje, co zaowocowało imponującymi wynikami sprzedażowymi.
(Imię) doprowadziło do wzrostu sprzedaży w firmie o 20% rocznie. W najlepszych miesiącach zrealizował plan sprzedażowy w 300%. Dzięki umiejętności aktywnego słuchania i odpierania zastrzeżeń, potrafił poradzić sobie nawet z najtrudniejszym klientem. (Imię) wyróżnia się kreatywnością i inicjatywą. Łatwo pracuje pod presją czasu.
(Imię) jest nie tylko świetnym specjalistą ds. sprzedaży, ale także miłą, życzliwą osobą, zawsze chętną do pomocy. Moje uznanie zyskał dzięki swojej odpowiedzialności, terminowości i wytrwałości w dążeniu do wyznaczonych celów.
Jestem przekonany, że (imię i nazwisko) może wnieść realną wartość do Twojej firmy. Jego umiejętności sprzedażowe i interpersonalne z pewnością przełożą się na sukces każdej firmy, w której będzie pracował.
W razie pytań jestem do Twojej dyspozycji. Proszę o kontakt mailowy (e-mail) lub telefoniczny (numer telefonu).
Serdeczne pozdrowienia,
(Twoje imię i nazwisko)
(Tytuł lub stanowisko)
(Nazwa firmy)
Poniżej znajduje się przykładowy list referencyjny w formacie png:
Podsumowanie: list referencyjny
Referencje są ważnym narzędziem w procesie rekrutacji i ocenie kwalifikacji kandydatów. Jeśli są napisane w sposób rzetelny i konstruktywny, mogą wiele powiedzieć potencjalnemu pracodawcy o funkcjonowaniu, umiejętnościach i charakterze pracownika.
Jeśli staniesz przed zadaniem napisania referencji, pamiętaj, aby pisać wyłącznie prawdę, jednocześnie podkreślając osiągnięcia i cenne cechy byłego pracownika.