Chyba nie ma osoby, która nie korzysta z wakacji. Każdy potrzebuje czasu na podróż lub po prostu relaks w domu. Nie każdemu jednak udaje się wykorzystać wszystkie dni urlopu w ciągu roku. W takiej sytuacji, jeśli pracownik nie wykorzysta należnego mu urlopu do 31 grudnia, urlop zaległy staje się z dniem 1 stycznia następnego roku. Jeżeli zaistnieje taka sytuacja, urlop taki będzie można wykorzystać w roku następnym, jednak należy spełnić pewne warunki.
Terminy wykorzystania zaległych liści
Art. 168 Kodeksu pracy wymaga, aby niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownikowi udzielił zgodnie z planem urlopów najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie trzeba go jednak w tym terminie całkowicie zakończyć, wystarczy go rozpocząć.
Oznacza to, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy można wykorzystać w dowolnym momencie, przy czym ostatni urlop musi rozpocząć się nie później niż 30 września następnego roku kalendarzowego.
Plan urlopów powinien uwzględniać zaległy urlop wypoczynkowy. Jeżeli nie ma planów, termin jego wykorzystania ustalają pracodawca i pracownik, przy czym uznaje się, że pracodawca może narzucić taki termin wykorzystania tego urlopu, aby dochować wymogu wynikającego z ustalonego terminu jego udzielenia w regulaminie.
Pracownik powinien w pierwszej kolejności wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy, przed urlopem należnym za rok bieżący.
Ponadto pracodawca i pracownik nie mogą dojść do porozumienia w sprawie wykorzystania zaległego urlopu w późniejszym terminie, np. w grudniu. Istnieje jednak wyjątek, który wynika z przyczyn obiektywnych, związanych z długotrwałą absencją pracownika. Przykładowo: pracownikowi pozostało 7 dni urlopu od 2023 roku. Jednak w lutym poważnie zachorował i szacuje się, że jego nieobecność może potrwać nawet do grudnia. W związku z tym zaległy urlop zostanie udzielony dopiero do końca września. Wówczas urlop taki nie przepada, lecz ulega przedawnieniu, o czym będziemy mówić w dalszej części artykułu.
Przedawnienie urlopu zaległego – czy urlop wypoczynkowy przepada?
W przypadku niewykorzystania urlopu do 30 września następnego roku, zaległy urlop nie przepada, lecz może ulec przedawnieniu po upływie 3 lat od tego dnia. Podobnie roszczenia wynikające ze stosunku pracy przedawniają się po upływie tego okresu.
Pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy przed upływem terminu przedawnienia.
Czy pracodawca może wybrać termin wykorzystania zaległego urlopu?
Urlop zaległy powinien zostać uwzględniony w opracowanym przez pracodawcę planie urlopów. Jeżeli jednak plany nie zostaną utworzone, terminy wykorzystania dni wolnych uzgadniane są pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Czy jednak pracodawca musi spełnić żądanie pracownika dotyczące konkretnych terminów?
Żart. 168 Kodeksu pracy określa, że pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie określonym w tym przepisie, a udzielenie urlopu w określonym terminie nie wymaga uzyskania przez pracodawcę zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Tym samym pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy w czasie udzielonego urlopu, a chęć pracy pracownika nie może skutkować nabyciem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Czytamy o tym także w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. I PK 124/05), PIP (stanowisko PIP z dnia 12 marca 2020 r.) oraz w piśmie GIP (sygn. GPP-110-4560-8 /09/PE/RP).
Dlatego pracodawca może wyznaczyć pracownikowi własne terminy wykorzystania zaległego urlopu. Warto jednak najpierw porozmawiać z pracownikiem o preferowanych terminach, minimalizując w ten sposób jednostronność pracodawcy w kwestii prawa pracownika do odpoczynku. Umożliwi to budowanie pozytywnych relacji, a co za tym idzie większe zaangażowanie.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracownik może otrzymać ekwiwalent pieniężny, jeżeli nie mógł go wykorzystać w związku z rozwiązaniem umowy o pracę. Odszkodowanie to wypłaca pracodawca w wysokości wynagrodzenia za okres urlopu.
Zmiana pracy i zaległy urlop
Należy pamiętać, że naliczony urlop nie przechodzi na nowego pracodawcę. Jeżeli zatem pracownik zamierza zmienić pracę, powinien wykorzystać urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy.
Ponadto przy zmianie pracy pracownik w okresie wypowiedzenia umowy o pracę ma obowiązek wykorzystać nie tylko urlop zaległy, ale także urlop aktualnie przysługujący pracownikowi, pod warunkiem wyrażenia przez pracodawcę zgody.
Czy urlop na żądanie przechodzi również na następny rok?
Oprócz urlopu corocznego każdemu pracownikowi przysługuje urlop dodatkowy na żądanie. Jeżeli urlop ten nie zostanie wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, przechodzi on na rok następny. Nie jest to jednak wówczas urlop zaległy, lecz urlop wypoczynkowy. Podlega on wówczas takim samym zasadom, jak urlop coroczny, tj. należy go wykorzystać w danym roku kalendarzowym, a niewykorzystanie w tym okresie staje się urlopem zaległym.
Na przykład:
W 2023 roku Pan Adam nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym do 4 dni urlopu na wniosek. W tym samym roku skorzystał z 15 dni urlopu wypoczynkowego i 0 dni urlopu na żądanie. Tym samym od 1 stycznia 2024 r. otrzyma 7 dni urlopu zaległego i 4 dni urlopu wypoczynkowego (wynikającego z niewykorzystanego urlopu na wniosek w 2023 r.) oraz 26 dni urlopu należnego za 24 rok. Pracodawca ma obowiązek udzielić temu pracownikowi urlopu zaległego w wymiarze 7 dni w terminie do 30 września 2024 r. W przypadku urlopu wypoczynkowego pracownik ma łącznie 30 dni tego urlopu do wykorzystania w ciągu roku kalendarzowego. W przypadku niewykorzystania jakiejś jego części do 31 grudnia, 1 stycznia 2025 roku ta część staje się urlopem zaległym.
Pracodawca nie udzielił zaległego urlopu
Pracodawca nie może odmówić pracownikowi udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego. Nieudzielenie zaległego urlopu do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy.
Kara dla pracodawcy za niewykorzystanie przez pracownika zaległego urlopu
Pracodawca, który nie udzieli pracownikowi urlopu zaległego do 30 września następnego roku, może zostać ukarany karą grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł.
Zaplanuj wakacje, aby uniknąć konsekwencji
Zaplanowanie urlopu jest konieczne, aby pracownik mógł skorzystać z prawa do zaległego urlopu, a jednocześnie aby pracodawca mógł uniknąć konsekwencji jego niewykorzystania.
Plany urlopowe należy tworzyć z uwzględnieniem życzeń pracowników i konieczności zapewnienia normalnego toku pracy.
Streszczenie
Reasumując, zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca ma obowiązek przekazać je pracownikowi w tym terminie. Najlepiej, jeśli z góry ustalony zostanie plan urlopów, który uwzględnia również zaległe urlopy.
Nieudzielenie urlopu może skutkować karą finansową dla pracodawcy. Pracownik może dochodzić swoich praw przed sądem pracy.
Pracownik może żądać ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jednak tylko wtedy, gdy nie mógł z niego skorzystać ze względu na rozwiązanie umowy o pracę.
Zawsze sprawdzaj aktualne dane
Dane zawarte w tym artykule służą wyłącznie celom informacyjnym i nie są prawnie wiążące. Aby sprawdzić aktualnie obowiązujące przepisy w zakresie urlopów zaległych, zachęcamy do odwiedzenia strony Biznes.gov.pl lub sprawdzenia aktualnie obowiązujących przepisów.
—
Jesteś pracodawcą i szukasz perełek sprzedażowych?
- Jak obniżyć koszty rekrutacji pracowników do działu sprzedaży/handlu.
- Co zrobić, aby otrzymać skuteczne CV.
- Jak napisać ogłoszenie o pracę, które wzbudzi podziw i zainteresowanie kandydatów.
- Jak pozyskać kandydata z gwarancją!
Jesteś pracownikiem i szukasz pracy w sprzedaży?
- Oferty pracy dostosowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy, o które aplikowałeś.